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重慶海聯職業技術學院成人高等教育學生檔案管理辦法

來源:本站   發布時間:2017-03-23

重慶海聯職業技術學院

成人高等教育學生檔案管理辦法

院屬各單位:

   為做好學院成人高等教育學生檔案管理工作,使之規范化、制度化、科學化,根據《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校學生管理規定》,結合學院成人高等教育具體情況,制定本辦法,請遵照執行。

一、管理職責

(一)學院成人高等教育學生檔案實行集中統一、分級負責的管理模式。

(二)學院成人高等教育學生檔案由繼續教育分院指定專人負責接收、整理、分類、統計與保管。

(三)參謀長(輔導員)負責學生歸檔材料的收集、整理和畢業生檔案材料的裝檔工作。

二、歸檔范圍

(一)學生檔案分為個人檔案和學校存檔。個人檔案是指新生進校時由招辦提供的以及學生畢業時隨本人帶走到工作單位的、對學生終身有效的檔案。學校存檔是指學生在校期間臨時建立的檔案,包括學生各種表現情況的記載。

(二)學校存檔應包括每屆畢業生花名冊和學生學籍表。

(三)學生個人檔案中應裝入以下內容:

(1)招生錄取材料;(2)成人高等教育學生學籍表;(3)學籍異動材料;(4)黨、團組織材料;(5)校級以上獎勵與處分材料;(6)畢業論文或畢業設計;(7)實習鑒定表;(8)成人高等教育畢業生畢業資格審查表;(9)成人高等教育畢業生體檢表;(10)可供組織參考的其他材料。

三、歸檔要求

(一)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料,要求完整、齊全、真實,文字清楚,對象明確,有形成材料的日期。

(二)歸檔材料必須手續完備,凡規定由組織審查蓋章的,需有組織蓋章;規定要同本人見面的材料(如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等),一般應有本人的簽字。

(三)歸檔材料文字必須打印或用碳素墨水、藍黑墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。

(四)歸檔材料應是原件,特殊情況存入復印件的,應在復印件上注明原件保管單位,并加蓋公章。

(五)學生檔案管理人員對不符合歸檔要求的檔案材料,有權拒收或退還歸檔教學系(站),并限期改正后歸檔。

(六)參謀長(輔導員)在畢業生檔案材料裝檔工作中,應認真負責,一絲不茍,確保學生檔案的真實、完整、準確。

四、檔案查閱

(一)查閱學生檔案必須持介紹信,證明其身份和查閱目的,并經繼續教育分院批準后方可查閱,未經批準不得查閱學生檔案。

(二)查閱學生檔案,應在閱檔室進行,嚴禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料;未經批準不得擅自拍攝、復制檔案內容;查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

五、檔案轉遞

(一)繼續教育分院委托就業辦負責畢業生檔案的轉遞,轉遞畢業生檔案前應仔細審核檔案材料并密封。

(二)畢業生檔案轉遞由學生科以機要方式轉遞到學生的工作單位。

(三)自動退學、開除學籍的學生檔案,學生本人可將檔案自行帶走;死亡學生檔案由繼續教育分院銷毀。

六、其他

(一)學生檔案管理人員必須嚴格遵守檔案管理規定,不得以任何理由私自提供檔案或向他人泄露檔案內容,確保檔案的安全與秘密。

(二)管理人員在調動或離職前應辦理檔案交接手續。

                                        重慶海聯職業技術學院

2017年3月22日

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