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關于印發《重慶海聯職業技術學院會議管理辦法》的通知

來源:本站   發布時間:2016-11-21

關于印發《重慶海聯職業技術學院

會議管理辦法》的通知

院屬各單位:

為了加強會議管理,提高會議質量,結合學院實際,特制定《重慶海聯職業技術學院會議管理辦法》,本辦法已經學院辦公會審議通過,現予以印發。請各單位認真組織學習,嚴格按本辦法執行。

特此通知

重慶海聯職業技術學院

201611月18日

 

重慶海聯職業技術學院會議管理辦法

第一章 總則

第一條 會議的有效組織和管理是改善辦公秩序,及時傳遞、執行和保存辦公信息,提高辦公效率的一種重要手段。為了加強會議管理,精簡會議數量,縮短會議時間,提高會議質量,結合學院實際,特制定本辦法。

第二條 本辦法所指的會議,包括學院黨委會議、院長辦公會議等例會,各職能部門(系、部)組織的全院性不定期工作會議、專題工作會、培訓會,全院教職工大會及各種類型的接待性會議等。

第三條 學院辦公室是會議的統籌管理部門,會議的具體會務工作由承辦部門牽頭安排。

第二章 會議的審批

第四條 學院黨委會的召開按照《黨委會議事規則》的規定,經黨委書記審批同意后召開;院長辦公會的召開按照《院長辦公會議事規則》的規定,經院長審批同意后召開;各職能部門(系、部)組織的全院性不定期工作會議、專題工作會、培訓會等會議報經分管院領導或院長審批同意后方可召開;會議規模超過80人或全院教職工大會的召開必須經院長或院長辦公會審批同意后方可召開。

第五條 各職能部門(系、部)應在每年12月31日前向學院辦公室報送次年年度會議計劃,經學院審批同意列入會議計劃的會議不得擅自更改或取消。

第三章 會議召開應遵循的原則

第六條 精簡。大力壓縮會議,盡量縮短會議時間,減少與會人員。逐步利用現代網絡和通信傳播工具部署工作,能合并召開的會議盡可能合并召開。  

第七條 高效。召開會議應具備必要性,注重實效,主題鮮明,準備充分。 

第八條 務實。集中精力研究和解決實際問題,可采取現場辦公會議等形式,及時協調研究解決有關問題。  

第九條 節約。會議要厲行節約,凡涉及經費開支的會議應嚴格按照學院有關規定和預算執行,嚴禁鋪張浪費。 

第四章 會議的安排

第十條 會前準備工作。會議承辦部門應做好充分的準備工作,包括會議時間、地點、參會人員及著裝的確定,會議主持、議題、議程的安排,會議通知的發布,會議資料的準備,會場布置及設備準備等。

第十一條 會議服務工作。會議承辦部門要安排協調專人做好會議服務工作,包括會議簽到、會場服務、攝像拍照、音響視頻設備調試、會議記錄、現場協調等。

第十二條 會后督查工作。會議承辦部門會后及時將會議材料歸檔,編制印發會議紀要,并督查會議決議的學習、貫徹、執行等。

第十三條 會議通知須經分管領導審核后方可發布,院級大型會議(活動)通知須承辦部門報經學院審批后由學院辦公室發布。任何單位和個人不得擅自發布未經審核的通知。

第十四條 為便于會議相關事項的解釋協調,減少繁瑣的溝通流程,提高工作效率,一般會議通知由承辦部門自行發布,原則上均以電子文稿形式發布到學院會議通知群或相關工作群,一般情況不再下發紙質通知。

第十五條 學院領導臨時安排的會議或緊急會議由學院辦公室根據會議性質協調相關職能部門負責會務工作。

第五章 會場管理

第十六條 會議承辦部門原則上提前一個工作日向會場管理部門提出會議場地使用申請,向設備管理部門提出會場設備使用申請。

第十七條 會議場地管理部門有權根據會議類型和規模對會議室進行合理調整,以滿足各類會議需求。

第十八條 會議承辦部門應提醒和督促參會人員保持會場清潔,愛護會場設施設備等公共財物。

第十九條 會議室使用完畢后,承辦部門應及時對會場進行清理,歸還借用物品,關閉好門窗電器設備等,與會議場地管理部門做好交接手續。

第六章 會議紀律

第二十條 與會人員必須按會議通知時間及相關要求準時到會,無特殊情況不得遲到、早退或缺席,會議期間應將手機關閉或調至靜音模式。

第二十一條 會議須限時召開,無特殊情況應按時結束。發言應確定時間,緊扣主題,簡明扼要,嚴禁偏離主題,延誤會議進程。

第二十二條 會議內容如有保密事項,與會人員必須嚴格遵守保密紀律。 

第二十三條 本辦法自發布之日起執行。

一六年十一月十八日

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